ING - PRIVACYVERKLARING VOOR SOLLICITANTEN

ING Groep N.V. samen met haar verbonden ondernemingen en dochterondernemingen is een wereldwijde organisatie die gevestigd is in Europa, Zuid- en Noord-Amerika, Azië en Australië (zie ook www.ing.com) (hierna “ING Group” genoemd). ING Group zet zich in voor de bescherming van de privacy van haar externe en interne sollicitanten. Wanneer een sollicitant de ING Group carrière website bezoekt of de interne vacaturesite gebruikt, verzamelt ING informatie (persoonsgegevens) over de sollicitant (bv. via webformulieren).

De bescherming van de privacy en de persoonsgegevens van sollicitanten is voor ING Group van het grootste belang en vormt een belangrijk onderdeel van de manier waarop ING Group wervingsactiviteiten ontwikkelt, organiseert en uitvoert.

Gelieve deze Privacverklaring voor sollicitanten (hierna aangeduid als “Privacyverklaring”) aandachtig te lezen.

1. Wat is het toepassingsgebied van deze Privacyverklaring?

Deze Privacyverklaring heeft betrekking op alle kandidaten die solliciteren voor een functie binnen een van volgende entiteiten:  

  • ING Belgique SA/ING België NV, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Marnixlaan 24, met ondernemingsnummer 0403.200.393;
  • ING Bank NV Belgian Branch, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Marnixlaan 24, met ondernemingsnummer 0828.223.909; en,
  • ING Lease Belgium SA, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Marnixlaan 24, met ondernemingsnummer  0402.918.402.

De drie bovenstaande juridische entiteiten worden hierna aangeduid als “ING”. 

Deze Privacyverklaring legt uit waarom en hoe wij informatie over u verzamelen, hoe wij die beschermen en voor hoelang wij die bewaren. Wij bewaren uw gegevens zo veilig als redelijkerwijze mogelijk en beschermen deze tegen verlies en ongeoorloofde verspreiding of toegang en wij behandelen uw persoonsgegevens mits strikte naleving van de ING Global Data Protection Policy (GDPP) en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (‘AVG’).

Deze Privacyverklaring is opgesteld als een Q&A (‘Vragen & Antwoorden’) lijst.

2. Wie zal mijn persoonsgegevens verwerken?

Elke juridische entiteit treedt op als een afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens met betrekking tot een sollicitatie voor die entiteit.

De verwerking van sollicitaties wordt gecentraliseerd binnen één enkele entiteit, nl. ING Belgique SA/ING België NV dat optreedt als “verwerker” voor sollicitaties bij ING Bank NV Belgian Branch en ING Lease Belgium SA.

3. Voor welk doeleinde en op basis van welke rechtsgrond worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

Het doeleinde van het verwerken van uw persoonsgegevens bestaat in het registeren van je sollicitatie voor een tewerkstelling bij ING en, indien deze sollicitatie tot het begin van een selectieprocedure leidt, wordt er een profiel van u aangemaakt, wat betekent dat ING alle nodige gegevens zal verwerken die vereist zijn om uw sollicitatie te kunnen beoordelen met het oog op een mogelijke aanwerving (wat ook een evaluatie door een derde partij kan inhouden).

De verwerking van uw gegevens is bijgevolg noodzakelijk om maatregelen te kunnen nemen voorafgaand aan het sluiten van een arbeidsovereenkomst.

In het geval van een positieve beoordeling en beslissing u aan te werven, zullen we uw persoonsgegevens ook gebruiken om de arbeidsovereenkomst voor te bereiden.

Tijdens het aanwervingsproces kunnen we ook gegevens verwerken met het oog op ons gerechtvaardigd belang, zoals in het geval van een online aanwezigheidsscreening die wordt uitgevoerd om ons te beschermen tegen fraude en imagoschade, of in het geval van de overdracht van gegevens aan assessmentcentra of screeningbureaus (om dergelijke dienstverleners in staat te stellen u te beoordelen of te screenen). In het geval van een beslissing u niet aan te werven, zullen we uw persoonsgegevens bewaren gedurende een welbepaalde periode  om u in de toekomst te kunnen contacteren wanneer eventuele toekomstige opportuniteiten aansluiten bij uw profiel en met het oog op het beheer van eventuele geschillen. Dit is eveneens in het gerechtvaardigd belang van ING. We zullen ervoor zorgen dat uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen en zullen hier permanent op toezien.

4. Welke categorieën van mijn persoonsgegevens zullen worden verwerkt?

Persoonsgegevens omvatten alle informatie die op u betrekking of op basis waarvan u geïdentificeerd kunt worden. Anonieme gegevens, zonder de mogelijkheid om u te identificeren, kunnen bijgevolg niet als persoonsgegevens worden beschouwd.

ING verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten (vereist en optioneel) rechtstreeks, door middel van formulieren en aangehechte CV's via de rekruteringswebsite van ING met URL www.ing.jobs. ING verzamelt en verwerkt ook gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken of e-mail. In de loop van het aanwervingsproces kunnen wij ook persoonsgegevens over u ontvangen van derden of persoonsgegevens over u genereren (bv. evaluaties en beoordelingen).

Voor de doeleinden zoals hierboven vermeld, omvat de verwerking van persoonsgegevens het volgende:

  • Standaardgegevens in verband met uw identiteit (naam, voorna(a)m(en), adres...);
  • persoonlijke gegevens (geboorteplaats en -datum, nationaliteit, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, hobby’s en interesses…);
  • uw foto indien u zelf beslist ons deze te bezorgen (bv. opgenomen in uw CV); 
  • lidmaatschappen (bv. van beroepsverenigingen, jeugdbeweging, enz.) ;
  • gegevens in verband met uw professionele ervaring (profiel, gegevens over voormalige werkgevers, beëindiging van laatste tewerkstellingen en het geleverde werk, bijzondere projecten…) met inbegrip van een referentieonderzoek indien u  daarvoor toestemming hebt gegeven;
  • gegevens in verband met uw opleiding (diploma’s, certificaten, stages, bijzondere opleidingen…);
  • talenkennis;
  • indien van toepassing, of u al dan niet over een arbeids- en/of verblijfsvergunning voor de Europese Economische Ruimte (EER) beschikt;
  • alle andere persoonlijke gegevens die u ons meedeelt bij uw sollicitatie, in verband met de uitoefening van uw functie;
  • gegevens met betrekking tot uw geschiktheid (evaluaties, beoordelingen…);
  • digitale beoordeling via het internet (aanwezigheid op sociale media,zoekmachines en andere websites), voor zover deze aanwezigheid voor ons openstaat en voor zover de informatie relevant is voor de functie (“online aanwezigheidsscreening”).
    In de context van online aanwezigheidsscreening kan ING in het bijzonder:
    • geautomatiseerde internetzoekopdrachten uitvoeren om openbaar beschikbare gegevens over een individuele persoon te screenen die relevant zijn voor de functie;     

    • op basis van deze zoekopdrachten screeningsrapporten te maken.       
    • Online aanwezigheidsscreening is noodzakelijk voor ING om de betrouwbaarheid en geschiktheid van een kandidaat na te gaan gelet op de specifieke risico's verbonden aan een financiële instelling. Wanneer wij uw geschiktheid voor de functie beoordelen, zullen de screeningsrapporten in aanmerking worden genomen samen met alle andere relevante factoren.
  • alle andere persoonlijke gegevens (dan degene hierboven vermeld) die krachtens de wet verwerkt moeten worden.

ING kan occasioneel  gevoelige informatie over sollicitanten verwerken (bijvoorbeeld gegevens die uw ras of etnische achtergrond, politieke opinies, godsdienstige of filosofische overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksleven onthullen) maar we zullen dit uitsluitend doen op basis van een geldige uitzonderingsgrond (bv. als de gegevens kennelijk door u openbaar worden gemaakt, indien dit nodig is om te voldoen aan verplichtingen op het gebied van arbeidsrecht of voor de beoordeling van uw arbeidsgeschiktheid volgens het toepasselijke recht, etc.).

Omwille van de activiteiten van ING kan u onderworpen worden aan een strafrechtelijk achtergrondonderzoek. Wij zullen echter alleen persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen verwerken wanneer deze verwerking is toegestaan door de Belgische of Europese wetgeving.

5. Wie zal toegang hebben tot mijn persoonsgegevens?

HR en uw beoogde leidinggevende(n) zullen toegang hebben tot uw persoonsgegevens op basis van een strikt ‘need-to-know’ basis voor de hierboven beschreven doeleinden.

Verder kunnen wij uw gegevens delen met:

  • ING Group voor profielen die een internationale carrière kunnen impliceren, voor meer details zie 6 hieronder;
  • Externe dienstverleners en bureaus met inbegrip van beoordelingscentra om ING te helpen bij het aanwervingsproces;

Wij hebben met al deze partijen passende gegevensbeschermingsovereenkomsten gesloten of wanneer dit nodig is voor het beheer van geschillen.

Wij kunnen uw gegevens ook delen met de autoriteiten indien de wet dit voorschrijft.

Voorafgaandelijk aan het bekendmaken van enige informatie aan enige derde partij, zal ING ervoor zorgen dat alle ontvangende derde partijen gebonden zijn door strenge beveiligingsnormen.

ING verkoopt en verhandelt geen gegevens van sollicitanten aan enige derde partij.  

6. Worden mijn persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte?

Om als wereldwijd bedrijf te kunnen functioneren en om de carrière van sollicitanten binnen ING Group te kunnen bevorderen, kan het nodig zijn om gegevens van sollicitanten te verwerken en door te geven binnen wereldwijde ING-vestigingen naar een ander land waar ING Group actief is en/of een dienstverlener waarmee ING samenwerkt, werkzaam is.

7. Zal ING gebruik maken van geautomatiseerde besluitvorming?

Geautomatiseerde besluitvorming wordt gedefinieerd als beslissingen over individuen die uitsluitend worden gebaseerd op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking en waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden die aanzienlijke gevolgen hebben voor de betrokken personen.

Als algemene regel maakt ING geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming zoals hierboven omschreven. ING baseert haar beslissing om u al dan niet in dienst te nemen niet uitsluitend op een geautomatiseerde gegevensverwerking van uw persoonsgegevens.

8. Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

Wij bewaren uw persoonsgegevens enkel gedurende een periode die noodzakelijk is in het licht van de hierboven vermelde doeleinden. Als algemene regel geldt, indien de sollicitatie niet leidt tot een arbeidsrelatie, dat uw persoonsgegevens bewaard worden gedurende een maximumperiode van twee jaar na het einde van de aanwervingsprocedure voor de doeleinden die beschreven worden onder punt 3.

Indien de sollicitatie leidt tot een arbeidsrelatie, worden uw persoonsgegevens bewaard in overeenstemming met het bewaarbeleid voor persoonsgegevens van werknemers. U wordt hierover geïnformeerd door middel van een aparte privacy kennisgeving voor werknemers.

9. Veiligheid

ING maakt gebruik van een aantal technische, fysieke en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de integriteit, confidentialiteit en beschikbaarheid van de gegevens van sollicitanten te waarborgen. ING heeft beveiligingstechnologieën geïmplementeerd om de opgeslagen gegevens van sollicitanten te beschermen tegen toegang door onbevoegden, onjuist gebruik, wijziging, onwettige of onopzettelijke vernietiging en onopzettelijk verlies. ING blijft haar beveiligingsprocedures uitbreiden naarmate nieuwe technologieën beschikbaar worden. De toegang tot uw gegevens is beperkt tot ING-medewerkers die betrokken zijn bij de wervingsactiviteiten van ING en externe dienstverleners die betrokken zijn in het proces. ING-medewerkers die toegang hebben tot uw gegevens zijn verplicht om de privacy te respecteren van sollicitanten die de ING-website bezoeken en om de gegevens van sollicitanten confidentieel te houden. Conform de toepasselijke lokale wettelijke vereisten, zorgt ING voor passende beveiligingsmaatregelen om handmatige en elektronische verwerking van uw gegevens te beschermen en misbruik ervan te voorkomen. ING waarborgt ook (contractueel) dat derde partijen en bedrijfsonderdelen die namens ING uw gegevens verwerken, passende beveiligingsmaatregelen treffen conform de toepasselijke lokale wettelijke vereisten.

10. Wat zijn mijn rechten in verband met de verwerking van mijn persoonsgegevens door ING en wie kan ik contacteren?

U kunt op ieder moment ING contacteren voor bijstand bij de sollicitatie of het beheer van uw persoonsgegevens. U hebt bovendien het recht om ING op ieder moment te contacteren met het verzoek om:

  • Inzage (dit omvat tevens het recht om een kopie te verkrijgen), of, rectificatie van uw persoonsgegevens. ING maakt de toegang tot en de verbetering van gegevens van sollicitanten mogelijk door middel van een on-line self-service systeem dat toegankelijk is via www.ing.jobs;
  • Uw persoonsgegevens te wissen indien er geen rechtmatige basis (meer) is voor ING om ze te verwerken;
  • De verwerking van uw persoonsgegevens te beperken indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van de gegevens of tegen de juistheid ervan of indien u bepaalde persoonsgegevens wenst te bewaren in het kader van een eventuele vordering hoewel ING de gegevens niet meer nodig heeft in het licht van de hierboven vermelde doeleinden;
  • Bezwaar te maken tegen de  verwerking en doorgifte van uw persoonsgegevens. In zoverre dat de verwerking gebaseerd is op onze gerechtvaardigde belangen, zal ING de verwerking staken, tenzij we dwingende gerechtvaardigde redenen hebben voor de verwerking; ;
  • Uw toestemming in te trekken voor de verwerking of doorgifte van uw gegevens wanneer die gebaseerd zijn op toestemming (dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen);
  • De persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbare en machineleesbare vormom deze aan een andere verantwoordelijke door te geven (‘recht op overdraagbaarheid’). Dit is alleen mogelijk voor zover wij de gegevens met betrekking tot uw arbeidsovereenkomst of de daaraan voorafgaande stappen geautomatiseerd verwerken en voor zover dit geen afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen, met inbegrip van ING ;
  • Een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit indien u meent dat ING niet in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft gehandeld.

Gelieve al uw vragen, opmerkingen of problemen met betrekking tot deze Privacyverklaring of over de manier waarop ING gegevens van sollicitanten verzamelt en verwerkt te sturen naar Human Resources: ING-BE-PrivacyOfficeHR@ING.COM

Houd er rekening mee dat deze contactinformatie alleen kan worden gebruikt voor vragen in verband met privacy. Informatie over vacatures bij ING of andere vragen die niet over privacy gaan, worden niet beantwoord.

Als u van mening bent dat uw verzoek niet in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming is behandeld, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (“Data Protection Officer”) van ING Belgium: ing-be-privacyoffice@ing.com

11. Wijzigingen

Deze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd aangepast worden om te kunnen blijven voldoen aan toepasselijke wetgeving of om gewijzigde zakelijke praktijken weer te geven, binnen de beperking die is vastgelegd in de relevante wetgeving inzake privacy en gegevensbescherming.  

12. Bevestiging

Wanneer u uw sollicitatie indient, zal u gevraagd worden te bevestigen dat u deze ING Privacyverklaring voor Sollicitanten hebt gelezen en begrepen. 

Terug naar boven