ING - DECLARATION VIE PRIVEE POUR LES CANDIDATS

La S.A ING Groupe, ainsi que ses filiales et succursales, est une organisation mondiale active en Europe, Amérique du Nord et Amérique du Sud, Asie et Australie (voyez également www.ing.com) (ci-après dénommé “ING Groupe”). ING Groupe s’engage à protéger la vie privée des candidats internes et externes. Lorsqu’un candidat visite le site internet ING Groupe carrière, ou utilise le site des offres internes vacantes, ING Groupe collecte des informations (données à caractère personnel) sur le candidat (par exemple via des formulaires en ligne).

La protection de la vie privée et des données à caractère personnel des candidats est de la plus haute importance pour ING Groupe, et représente un aspect significatif de la manière dont ING Groupe crée, organise et implémente ses activités de recrutement.

Veuillez lire la présente Déclaration Vie Privée des candidats (ci-après dénommée la “Déclaration Vie Privée”) attentivement.

1. Quel est le champ d’application de la présente Déclaration Vie Privée ?

Cette Déclaration Vie Privée vise tous les candidats qui postulent pour un poste dans l’une des entités juridiques suivantes:

  • ING Belgique SA/ING België NV, dont le siège social est établi à 1000 Bruxelles, rue Marnix 24 et dont le numéro d’entreprise est le 0403.200.393;
  • ING Bank SA Belgian Branch, dont le siège social est établi à 1000 Bruxelles, rue Marnix 24, et dont le numéro d’entreprise est le 0828.223.909; et,
  • ING Lease Belgium SA, dont le siège social est établi à 1000 Bruxelles, rue Marnix 24, et dont le numéro d’entreprise est le 0402.918.402. Les trois entités juridiques susmentionnées sont ci-après dénommées “ING”.

Cette Déclaration Vie Privée explique pourquoi et comment ING collecte des informations vous concernant, comment nous les protégeons et combien de temps nous les conservons. Nous conservons vos données de la manière la plus sûre et sécurisée qu'il est raisonnablement possible contre les pertes et les divulgations ou accès non autorisés, et nous traiterons vos données à caractère personnel en respectant strictement la législation applicable en matière de protection des données, en particulier le règlement général de protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (‘RGPD’).

Cette Déclaration est rédigée sous la forme de questions et réponses

2. Qui va traiter mes données à caractère personnel?

Chaque entité légale agit comme un responsable du traitement distinct pour les données afférentes à une candidature en son sein.

Le traitement des données des travailleurs est centralisé au sein d’une seule entité, à savoir ING Belgique SA/ING België NV qui agit en tant que “sous-traitant” pour les travailleurs d’ING Bank SA Belgian Branch et d’ING Lease Belgium SA.

3. Quelle est la finalité et la base légale pour le traitement de mes données à caractère personnel?

La finalité du traitement de vos données à caractère personnel est l'enregistrement de votre candidature pour un emploi au sein d’ING et, si cette candidature implique le début de notre procédure de sélection, nous établissons votre profil, ce qui signifie qu’ING traitera toutes les données nécessaires qui nous seront nécessaires pour pouvoir évaluer votre candidature en vue d'un potentiel recrutement (qui peut également impliquer une évaluation par un tiers).

Le traitement de vos données est par conséquent nécessaire, pour pouvoir prendre des mesures préalables à la conclusion d’un contrat de travail.

En cas d'évaluation positive, et de décision de vous engager, nous utiliserons également vos données à caractère personnel pour préparer un contrat de travail.

Pendant le processus de recrutement, nous pouvons également traiter des données dans notre intérêt légitime, comme par exemple dans l’hypothèse d’un screening des sources publiques qui serait mené en vue  de nous protéger de fraudes et de dommages à la réputation ou dans le cas d’un transfert de données à des centres d’évaluation ou à des agences de screening (en vue de permettre à un tel fournisseur de services de contrôler votre profil). En cas de décision de ne pas vous engager, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant une période bien déterminée , pour pouvoir vous contacter dans le futur si de futures opportunités devaient sembler correspondre à votre profil et pour gérer de potentiels différends. C’est également dans l’intérêt légitime d’ING. Nous nous assurerons de manière constante que vos intérêts ou droits et libertés fondamentales ne prévalent pas.

4. Quelles catégories de mes données à caractère personnel seront-elle traitées?

Les données à caractère personnel incluent toutes les informations qui vous concernent et sur base desquelles vous pouvez être identifié. Les données anonymes, qui ne permettent pas de vous identifier, ne sont par conséquent pas considérées comme des données à caractère personnel.

ING collecte et traite les données (requises et optionnelles) fournies directement par le candidat, via les formulaires et les CV qui sont joints sur le site internet ING recrutement avec l’URL www.ing.jobs. ING collecte et traite également les données du candidat obtenues via des contacts personnels, des entretiens téléphoniques ou des e-mails. Au cours du processus de recrutement, nous pouvons également recevoir des données à caractère personnel vous concernant de la part d’un tiers ou générer des données à caractère personnel vous concernant (ex. des évaluations et assessments).

Afin d’atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus, le traitement des données à caractère personnel inclura ce qui suit:

  • données standards relatives à votre identité (nom, prénom(s), adresse,...) ;
  • données à caractère personnel (date et lieu de naissance, nationalité, genre, numéro de téléphone, adresse email, hobbys et intérêts, ...);
  • votre photo, si vous décidez de nous en communiquer une (ex dans votre CV);
  • affiliations (ex: associations professionnelles, mouvement de jeunesse, etc) ;
  • informations relatives à votre expérience professionnelle (profil, données sur les précédents employeurs, cessation des derniers emplois et travail effectué, projets spéciaux,...), en ce compris les vérifications des références si vous y avez consenti;
  • informations relatives à votre formation (diplômes, certificats, stages, formations particulières,...) ;
  • compétences linguistiques;
  • le cas échéant, si vous possédez un permis de travail et/ou de séjour dans l’Espace Economique Européen (EEE);
  • toute éventuelle autre donnée à caractère personnel que vous nous communiquez à l’occasion de votre candidature, relative à l’exercice de la fonction
  • données relatives à votre aptitude (évaluations, assessments,...) ;
  • évaluation digitale via internet (présence sur les réseaux sociaux,outils de recherche et autres sites internet), dans la mesure où cette présence nous est accessible et que l’information est pertinente pour le poste (« screening de présence en ligne ») Dans le contexte du screening de présence en ligne, ING peut en particulier :
    • procéder à des recherches automatiques sur internet en vue d’analyser les données accessibles publiquement à propos d’une personne qui est pertinente pour le poste ;
    • créer des rapports de screening basés sur ces recherches
    • Des vérifications de sources en ligne sont nécessaires pour permettre à ING de vérifier la fiabilité et l'adéquation du candidat, en tenant compte des risques spécifiques à une institution financière. Lors de l'évaluation de votre aptitude à la fonction, les rapports de screening seront pris en considération avec tous les autres facteurs pertinents;

  • toute autre donnée à caractère personnel (autres que celles susmentionnées) qui nécessite un traitement en vertu de la loi.

ING peut occasionnellement traiter des  données sensibles du candidat (telle que des données révélant votre race ou origine ethnique, vos opinions politiques, religieuses ou philosophiques, votre appartenance à un syndicat, votre santé ou votre vie sexuelle), mais nous ne le ferons que dans la mesure où nous pouvons invoquer un motif d'exception valide (par exemple, si les données sont manifestement rendues publiques par vous, si cela est nécessaire pour remplir des obligations dans le domaine du droit du travail ou pour l'évaluation de votre capacité de travail conformément à la loi applicable, etc.). .

En raison des activités d'ING, vous pouvez être soumis à une vérification de vos éventuels antécédents criminels. Nous ne traiterons cependant les données personnelles relatives aux condamnations pénales et délits que lorsque ce traitement est autorisé par le droit belge ou européen.

5. Qui aura accès à mes données à caractère personnel?

Les RH et votre/vos supérieur(s) hiérarchique(s) envisagé(s) auront accès à vos données à caractère personnel sur la base d’une stricte base ‘need-to-know’, aux fins d’atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus.

Nous pouvons également partager vos données avec:

  • ING Groupe pour des profils qui peuvent impliquer une carrière internationale, pour plus de détails, voyez le point 6 ci-dessous;
  • Des prestataires de service externe et des  agences, en ce compris les centres d’assessment pour assister ING dans le processus de recrutement;

Nous avons conclu des Conventions de Protection des Données appropriées avec l’ensemble de ces tiers.

Nous pouvons également partager vos données avec les autorités, si cela est prévu par la loi ou si cela est nécessaire à des fins de gestion des différends.

Préalablement à la transmission de toute donnée à toute tierce partie, ING s’assurera que ce tiers est lié par des standards stricts en matière de sécurité.

ING ne vend pas, ou ne fait pas commerce, de données des candidats à des tiers.

6. Mes données à caractère personnel seront-elles transférées en dehors de l’Espace Economique Européen?

Pour exercer à un niveau mondial et pour promouvoir la carrière d’un candidat au sein d’ING Groupe, il peut être nécessaire de traiter et de transférer les données des candidats dans le cadre des opérations mondiales d’ING vers un autre pays dans lequel  ING Group opère et/ou tout prestataire de service avec lequel ING travaille opère. 

ING a mis en œuvre des garanties appropriées en vue de se conformer au RGDP dans le cadre du transfert et du traitement des données des candidats vers tout pays tiers extérieur à l’Espace Economique Européen (comme par exemple un pays tiers dans lequel ING opère), telles que des Clauses Contractuelles Standards (art. 46,C. RGPD). Si vous souhaitez recevoir plus d’informations, veuillez prendre contact avec ing-be-privacyoffice@ing.com.   

7. ING va-t-elle faire usage d’un processus décisionnel automatisé?

Les décisions automatisées sont définies comme des décisions relatives à des individus, qui sont prises uniquement sur base d’un traitement des données automatisé, et auxquelles des conséquences juridiques sont liées, ou qui affectent les personnes concernées d’une manière significative.

ING pose comme principe qu’elle ne prend pas de décisions automatisées telles que décrites ci-dessus. ING ne base pas sa décision de vous engager, ou non, uniquement sur base d’un traitement des données automatisé.

8. Combien de temps mes données à caractère personnel seront-elles conservées?

Nous conserverons vos données à caractère personnel uniquement le temps nécessaire pour les finalités décrites ci-dessus.  En règle générale, si la candidature n’aboutit pas à une relation de travail, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant une période maximale de deux années après la fin de la procédure de sollicitation, pour les finalités décrites au point 3 repris ci-dessus.

Si le recrutement entraîne une relation de travail, vos données à caractère personnel seront conservées conformément à la politique de conservation des données personnelles des travailleurs. Vous serez informé à ce propos par le biais d’une Notice vie privée distincte pour les travailleurs.

9. Sécurité

ING emploie un nombre important de mesures de sécurité techniques, physiques et organisationnelles afin d’assurer l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des données des candidats. ING a mis en œuvre des techniques de sécurité afin de protéger les données stockées des candidats contre les accès non autorisés, les usages inappropriés, les altérations, la destruction illégale ou accidentelle et la perte accidentelle. ING continue de renforcer ses procédures de sécurité à mesure que de nouvelles technologies deviennent disponibles. L’accès aux données des candidats est limité aux membres du staff d’ING impliqués dans les activités de recrutement d’ING et aux prestataires de service externe impliqués durant le processus (voy. supra point 5). Les membres du staff d’ING qui ont accès aux données des candidats sont obligés de respecter la vie privée des candidats qui visitent le site internet d’ING et la confidentialité des données des candidats. ING assure une sécurité suffisante pour protéger le traitement manuel et électronique des données des candidats, et pour prévenir contre leur mauvaise utilisation, et ce en respectant les exigences des obligations locales applicables. ING garantit également (contractuellement) que les tiers et les filiales qui traitent des données des candidats pour le compte d’ING, respecteront des mesures de sécurité similaires, à nouveau en respectant les exigences des obligations locales.

10. Quels sont mes droits concernant le traitement de mes données à caractère personnel par ING, et qui puis-je contacter?

Vous pouvez, à tout moment, contacter ING si vous avez besoin d'un quelconque support lorsque vous posez votre candidature, ou pour la gestion de vos données à caractère personnel. Vous avez en outre le droit de contacter à tout moment ING si vous souhaitez:

  • Accéder (ceci inclut le droit d’en obtenir une copie) ou rectifier vos données à caractère personnel. ING facilite l’accès aux données des candidats et la correction de leurs données au moyen d’un self-service en ligne accessible via www.ing.jobs ;
  • Effacer vos données à caractère personnel si il n’y a pas(plus) de base légal permettant à ING de les traiter ;
  • Limiter le traitement de vos données à caractère personnel, si vous objectez au traitement ou à la pertinence des données traitées ou si vous souhaitez conserver certaines données à caractère personnel dans le contexte d’une possible plainte alors qu’ING n’a plus besoin des données à la lumière des finalités susmentionnées ;
  • Contester le  traitement et le transfert de vos données à caractère personnel, dans la mesure où le traitement est basé sur nos intérêts légitimes. ING cessera alors le traitement sauf s’il dispose de bases légitimes impérieuses justifiant le traitement;
  • Retirer votre consentement pour le traitement ou le transfert de vos données à caractère personnel lorsqu’elles sont basées sur le consentement (cependant, ceci n’affectera pas la licéité des activités de traitement antérieures);
  • Recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine  pour les communiquer à un autre responsable (“droit de portabilité des données”). Ceci est uniquement possible dans la mesure où nous traitons les données afférentes à votre contrat de travail ou les étapes préalables à celui-ci de manière automatisée et dans la mesure où ceci n’affecte pas les droits et libertés d’autrui, en ce compris ING ;
  • Introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle, si vous estimez que ING n’a pas agi conformément à la législation relative à la protection des données.

Nous vous prions d’envoyer toute question, commentaire ou problème à propos de la présente Déclaration Vie Privée ou à propos des activités de collecte ou de traitement de données des candidats par ING aux Ressources Humaines: ING-BE-PrivacyOfficeHR@ING.COM

Veuillez noter que cette information de contact peut uniquement être utilisée à des fins de requêtes liées à la vie privée. Des informations à propos de positions tenues par ING ou de toute autre question qui n’est pas liée à la vie privée ne recevra pas de réponse.

Si vous avez le sentiment que votre requête n’a pas été traitée conformément à la législation relative à la protection des données, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DPO) d’ING Belgium: ing-be-privacyoffice@ing.com

11. Modifications

Nous pouvons modifier de temps en temps cette Déclaration Vie Privée pour nous conformer aux lois applicables ou pour refléter les pratiques commerciales mises à jour, dans les limites fixées par les lois pertinentes sur la vie privée et la protection des données.

12. Confirmation

Lorsque vous soumettez votre candidature, il vous sera demandé de confirmer avoir lu et compris cette Déclaration vie privée.

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